製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治

おはようございます。
2月も残り少なくなってきました。春が近づいています。何をしていても確実に時間は過ぎていく。季節の変化がそんなことを教えてくれます。返事待ちの案件が溜まり少し落ち着きませんが相手あっての仕事。待ってみようと思います。

返事を保留しない

こうして思いつくままに書いておくことで毎日のタスクに集中できます。不思議なものです。そして、1年前のブログを読み返し”やり忘れ”や”やりっぱなし”を減らしています。そんな中で最近気をつけていることがあります。それは返事を保留しないこと。すぐ回答できないときは期限を伝え、なるべく早く返事すること。そして正しく回答すること。返事待ちの案件が溜まると本当に段取りが難しくなるのを痛感しているからです。だから相手には迷惑をかけないようにしたいのです。案件が重なった状態であればあるほど返事待ちが大きなボトルネックになるのです。それが小さなことであっても全体に影響は広がったりします。前工程の遅れは後工程にしわ寄せを回します。自分のところで仕事を滞留させない。そのためにも返事はなるべく早く、そして返事待ちを極力減らすように工夫しています。

スケジュールを共有する

スケジュールの公開もその一環。目的は日程確認の連絡自体をなくすこと。これで相手が返事待ちで困ることはあり得ません。スケジュールが空いていたら確認なしでOKと明言しているのです。社内ではスケジュールは公開し、簡単に日程調整できる環境にしています。プロジェクトが大きくなるにつれメンバーが増え日程調整が難しくなるのです。だから日程調整のわずらわしさを少しでも減らすようスケジュールを共有しています。しかし、社外の人にはスケジュールを公開するわけにもいきません。だから、レスポンスを極力速くしています。そのせいか内心相手にも早いレスポンスを求めがち。良くないですね。気をつけようと思います。相手にも事情があるはず。そういったことを想像して気を配ろうと思います。それからメンバーは最小限の人数にする。大切なことです。メンバーが多ければ多いほど日程調整が難しくなり、且つ個々の参加意識も希薄になりがち。上手く進まないプロジェクトはメンバーが多すぎることがよくあります。

重要なテーマを優先する

スケジュールを公開するとマイナス面もあります。それは自分のペースで段取りが難しくなること。どんどん予定が埋まってしまい重要だけど緊急性の低い仕事が後回しになりがちになるのです。それが嫌で一定時間は何もなくてもスケジュールを確保するようにしています。そうしないと日々の忙しさに流されるだけになるからです。緊急性は低いけど重要なテーマのために使う時間をあらかじめスケジュールに組み込んでいるのです。緊急対応が必要な仕事が入り予定を変えることもありますが、予定を組むときはそうしたテーマを後回しにしないよう優先しています。どうしても生じがちな返事待ちや飛び込みの仕事。予め対策を打っておくことが大切ですね。今日も1日頑張っていきましょう。

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